AUFBRUCH IN EINE NEUE IT-ÄRA

01/03/2018

Dealer-Management-System:

Aufbruch in eine neue IT-Ära

Das Peugeot-Autohaus Arno Sommer hat im vergangenen Jahr den Zeitsprung gewagt: Es hat als Pilothändler von einem veralteten DMS auf das neu entwickelte und von PSA empfohlene Programm incadea umgestellt - ein Erfahrungsbericht.

Als der IT-Spezialist incadea auf der Automechanika 2014 dem deutschen Fachpublikum erstmals sein neues gleichnamiges Dealer-Management-System vorstellte, war auch Bianka Sommer-Jung, Geschäftsführerin des Autohauses Arno Sommer mit zwei Peugeot-Standorten in Straßenhaus und Neuwied sowie einem Euro-Repar-Car-Service-Standort in Höhr-Grenzhausen, unter den Besuchern.

Nach rund 25 Jahren Arbeit mit dem Dealer-Management-System Petacs von incadea - früher eines der führenden Programme im Peugeot-Netz - war ihr klar: Die Zeit für eine neue IT-Ära war gekommen: ,,Wir waren zufrieden mit dem Programm, es ist stabil gelaufen. Die Bedienung war allen Mitarbeitern in Fleisch und Blut übergegangen, und ich konnte viel aus der Software herausholen", erinnert sich die Autohauschefin. Lücken beziehungsweise fehlende Schnittstellen schloss sie mit selbst gestrickten Programmen, doppelte und dreifache Eingaben von Kundendaten oder Fahrgestellnummern waren längst selbstverständlich.

Ganz neue Möglichkeiten

Doch irgendwann ist jedes DMS am Ende seines Lebenzyklus angelangt. Im Fall von Petacs kam das Ende dadurch, dass die beiden Entwickler sich in den Ruhestand verabschiedeten.

Als Bianka Sommer-Jung wenige Monate nach der Automechanika auf einer Peugeot-Händlerverbandstagung das incadea.dms im Detail kennenlernte, war sie Feuer und Flamme: .,Ich habe mir gleich bildlich vor Augen geführt, welche Möglichkeiten mir das Programm bietet, vor allem im Marketing, das ein Steckenpferd von mir ist", schildert die Geschäftsführerin. Zudem begrüßte sie es, die langjährige und vertrauensvolle Partnerschaft mit incadea fortführen zu können.

So entschied sie vor rund eineinhalb Jahren, das neue incadea.dms, das zu den drei von Peugeot empfohlenen Programmen zählt, als Pilothändler einzuführen - ein Wagnis, da das international ausgerichtete, Navision-basierte Programm zum damaligen Zeitpunkt noch mitten in der Anpassung an den deutschen Markt steckte. Die anstehende Softwareumstellung nutzte sie, um auch die Hardware auf den aktuellen Stand zu bringen.

Rollenbasierte Oberflächen

Rund drei Monate vor dem für Juli 2017 geplanten Echtzeitstart begann sie, ihre Mitarbeiter systematisch auf die Umstellung vorzubereiten. Schließlich bedeutete dies für das Team einen Paradigmenwechsel - weg von einem auf dem Uraltsystem Quattro von Nixdorf basierenden Programm hin zu einer Windows-basierten IT-Lösung mit einer grundlegend anderen Bedienoberfläche und Programmlogik. Mark Walter, Teamleader Sales Operations von incadea Deutschland, erklärt die Grundkonzeption des neuen Programms: ,,lncadea zeichnet sich vor allem durch seine vollintegrierte Finanzbuchhaltung aus. Sie ermöglicht es, jeden Posten von der Bestellung bis zur Rechnungsstellung genau zu verfolgen und damit in die Tiefe des Unternehmens zu blicken." Eine weitere Besonderheit des Programms ist es, dass die Bedienoberflächen auf die einzelnen Rollen der Autohausmitarbeiter zugeschnitten sind.

Für Bianka Sommer-Jung, die das elterliche Unternehmen mit ihrem Bruder führt, war die intensive Vorbereitung ein entscheidender Faktor für das herausfordernde IT-Projekt: .,Man sollte sich mindestens drei Monate Zeit nehmen, damit man nicht nur die Schulungen durchführen, sondern auch den letzten noch offenen Garantieantrag schließen kann, um eine saubere Übernahme zu gewährleisten."

Als im Juli 2017 dann der große Tag der Umstellung kam, blieb der befürchtete Knall aus: ,,Klar ist nicht alles vom ersten Tag rundgelaufen, und wahrscheinlich hätten wir es leichter gehabt, wenn wir nicht parallel auch noch den neuen Branchenkontenrahmen SKR51 eingeführt hätten, aber wir waren dank der intensiven Betreuung durch incadea gleich arbeitsfähig, und alle Kunden haben ein Einsehen mit uns gehabt", erinnert sich die Geschäftsführerin.

Programmlogik verinnerlichen

Die größte Herausforderung sei rückblickend die mentale Umstellung gewesen: ,,Man muss bei der Bedienung des DMS ganz anders denken als früher. Man hat alle Konten im Kopf, und plötzlich arbeitet man mit Kostenstellen und Absatzkanälen", schmunzelt die Unternehmerin. Rund drei Monate habe es gedauert, um die neue Programmlogik zu verinnerlichen.

Im Geschäftsalltag bringe das zeitgemäße Programm gleich mehrere Vorteile: Dank der voll integrierten Finanzbuchhaltung und der Tatsache, dass das Programm viele Prozessschritte automatisch vorgebe, sei die Fehlerquote deutlich gesunken. Man könne viele Dinge deutlich besser nachvollziehen, und die Bedienung sei beispielsweise durch eine Kopierfunktion wesentlich bequemer als früher. Lobend hebt die Geschäftsführerin neben der Historie vor allem das Kassenmodul hervor: ,,Es funktioniert prima, ist einfach zu bedienen und gut strukturiert", unterstreicht sie.

Wie vor rund einem Vierteljahrhundert bei Petacs ist Bianka Sommer-Jung auch jetzt wieder bestrebt, das DMS bis ins letzte Detail zu verstehen. Folglich arbeitet sie intensiv mit incadea zusammen und bringt Verbesserungsvorschläge ein.

Die Komplettkosten für die Softwareumstellung beziffert sie mit rund 40.000 Euro. Dazu kommen monatlich rund 30 Euro Lizenz- und Supportgebühren pro User. ,,Das ist für ein Autohaus schon ein riesiger Batzen, aber für uns war es die richtige Entscheidung, denn jeder, der stehen bleibt, hat schon verloren."

JULIA MAURITZ


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